Что такое инвентаризация простыми словами
Инвентаризация — это сверка факта с учётом. Вы пересчитываете товар, который реально лежит на полках и складе, и сравниваете с тем, сколько его должно быть по данным программы. Всё, что не сошлось, — это недостачи и излишки.
Смысл простой: без инвентаризации остатки в программе постепенно «уплывают» от реальности — из-за воровства, пересорта, боя, ошибок при приёмке. А если остатки врут, то врут и заказы поставщику, и отчёты о прибыли. Инвентаризация возвращает учёту правдивость.
Недостача и излишек — что это. Недостача — товара фактически меньше, чем по учёту (пропал, украден, испорчен, не списан). Излишек — товара больше, чем в программе (обычно забыли оприходовать приход).
Как проходит инвентаризация — по шагам
- Подготовка. Выберите, что считаете — весь магазин или отдельные категории. По возможности приостановите движение по этим позициям, чтобы факт не «поплыл» во время пересчёта.
- Пересчёт факта. Считаете реальное количество каждого товара — вручную или сканером штрихкодов (быстрее и без ошибок).
- Сверка. Программа показывает количество по учёту рядом с фактическим — расхождения видно сразу.
- Оформление результата. Недостачу списывают в расход, излишки приходуют. После этого остатки в программе становятся верными.
Тетрадь и Excel против программы
Можно считать «на бумажке» и сверять глазами — но это долго, и легко ошибиться в сотнях позиций. Программа с инвентаризацией:
- сама показывает учётное количество рядом с фактическим;
- позволяет сканировать штрихкоды вместо ручного счёта;
- сама считает недостачи и излишки и оформляет их документами;
- даёт протокол инвентаризации для отчётности.
Если интересен учёт в целом — у нас есть отдельный разбор «Товароучёт для начинающих», инвентаризация там одна из частей.
Как часто проводить
Полную инвентаризацию обычно делают раз в квартал или хотя бы раз в полгода. Ходовые и дорогие группы стоит проверять чаще — вплоть до ежемесячной. Удобно, когда программа позволяет считать не весь магазин сразу, а по категориям, и продолжать в следующий раз.
Как это устроено в АРТ Магазин
В АРТ Магазин инвентаризация — в разделе «Сервис» → «Инвентаризация». Порядок ровно такой, как описано выше:
- отмечаете категории, которые проверяете;
- вписываете фактическое количество вручную или сканируете штрихкоды (режимы «найти и выделить», «добавить 1 шт.», «спросить сколько»);
- программа показывает количество по программе рядом с фактическим — расхождения сразу видны;
- можно сохранить и продолжить позже, а по кнопке «Закончить» — недостачу списать в расход, излишки оприходовать.
Остатки при этом меняются только через документы, поэтому «нарисовать» нужную цифру нельзя — учёт остаётся честным.
Коротко. Инвентаризация = пересчитать факт → сравнить с программой → списать недостачу, оприходовать излишки. Со сканером и нормальной программой это делается быстро и без нервов.